Während sich in Privathaushalten der Umfang der Papiere, die über längere Zeit aufbewahrt werden müssen, noch in Aktenordnern oder sogar in einen Karton passen, benötigen Unternehmen wesentlich mehr Raum für die Lagerung. Je nach Größe des Unternehmens kann ein Archiv schnell aus den Nähten platzen, von daher ist ein funktionierendes System von großer Wichtigkeit.
Kontoauszüge, Rechnungen und Lieferscheine
Im Laufe eines Geschäftsjahres sammeln sich unzählige Belege an. Doch die dürfen nicht ohne Weiteres im Reißwolf landen, sondern sind zum Teil ordnungsgemäß zu archivieren. Im Handelsrecht sowie im Steuerrecht ist genauestens geregelt, wie lange Dokumente aufbewahrt werden müssen. Dort ist auch festgelegt in welcher Form diese im Prüfungsfall vorliegen sollten. Besonders die Unterlagen, die bei einer steuerlichen Prüfung von Relevanz sind, haben verlängerte Aufbewahrungsfristen, die nicht unterschritten werden dürfen. Dabei sind die Rechnungen unbedingt mit den dazugehörigen Lieferscheinen zusammenzuführen und zu archivieren. Ebenso wie die Kontoauszüge haben diese Belege eine Aufbewahrungsfrist von mindestens 10 Jahren. Zu beachten ist, dass die Aufbewahrungsfrist nicht mit dem letzten Eintrag, sondern im darauf folgenden Kalenderjahr, beginnt.
Wie Unternehmen ihre Akten vernichten können
Wenn die rechtlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen für Dokumente abgelaufen sind, geht es in den Archiven der Unternehmen unter Umständen ziemlich hektisch zu, weil wieder Platz für die neuen Unterlagen geschaffen werden muss. In jedem Fall ist der Datenschutz zu beachten, insbesondere wenn es um sensible Daten wie den Mitarbeiterdaten geht. So kann die Gefahr bestehen, dass Unterlagen, die in unbefugte Hände gelangen, einen negativen Einfluss nicht nur auf die Karrierechancen der Betroffenen nehmen können.
Geht es darum, dass die Regale geräumt werden, dann stehen verschiedene Möglichkeiten zur Auswahl. An erster Stelle ist die Aktenvernichtung durch den Reißwolf, der im Betrieb stationiert ist. Ebenso wie bei der mobilen Aktenvernichtung haben Unbefugte keinen Einblick in die jeweiligen Daten. Zudem besteht die Gelegenheit, die Unterlagen von einem vertrauenswürdigen Betrieb abholen und vernichten zu lassen.
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